על פי חוק רישוי עסקים  תשכ"ח 1968 וצו רישוי עסקים תשע"ג 2013 כל אירוע המוני, אשר שוהים בו מעל ל- 500 איש בו זמנית דורש הוצאת רישיון אם מדובר במיקום ציבורי (פארק, מגרש וכדומה) או אם מדובר במקום פרטי שאינו מיועד לאירוע אותו רוצים לקיים. 

בד"כ הוצאת רישוי דורשת טיפול מול שלוש רשויות: האחת- הרשות המקומית – עירייה או מועצה לשם ניגשים על מנת לפתוח את תיק הרישוי. יש להביא תכנית בטיחות לאירוע אשר נעשתה מראש על ידי מהנדס בטיחות מוסמך. הרשות השנייה היא המשטרה אשר נותנת את דרישות הבטיחות שלה החל מגידור, אבטחה, שוטרים בשכר, אישורי מהנדסים, אישור לפתיחת מתחם לממכר אלכוהול, חפ"ק ועוד. הרשות השלישית היא הרשות לכבאות ממנה צריך לקבל הנחיות לגבי מטפים ובטיחות אש ופינוי קהל במידת הצורך.

במידה ובאירוע יש מזון (חלוקה או ממכר) יש לפתוח תיק רישוי גם במשרד הבריאות ולדאוג לטכנולוג מזון לבדיקת המזון במהלך האירוע.

נהלי משרד הבריאות מאוד קפדניים לגבי ממכר מזון באירועים, על מנת להימנע ממקרים של הרעלת מזון או ממכר מזון מקולקל. 

ישנן הנחיות מאוד ברורות לגבי אופן הטיפול במזון באירועים, אופן הובלתו לשטח, חימומו ועוד. ניתן לקרוא בהרחבה על התנאים באתר משרד הבריאות.

בכל מקרה, על מנת למכור מזון באירועים על המגיש להיות בעל רישיון יצרן של קייטרינג או רישיון לרוכלות מזון. 

במידה ומדובר במוצרים ארוזים ומאושרים על ידי משרד הבריאות בד"כ ההנחיות יהיו פחות מחמירות.

בכל אירוע המוני יש טכנולוג מזון שתפקידו לשמור ולבקר את איכות המזון ושמירתו באירוע (טמפרטורות, אופן החימום, הפשרה וכדומה). המפיק מתבקש להעביר מראש לאישור משרד הבריאות את רשימת פרטי המזון אותם ירצו המציגים/ המפיק למכור באירוע ומשרד הבריאות מאשר/ לא מאשר את הפריטים.
בד"כ מזון אשר מתקלקל במהרה כמו רטבים על בסיס מיונז, ביצים, דגים וכדומה לא יאושר.

כיום אין הנחייה חד משמעית מתי נדרש עפ"י חוק להזמין אמבולנס לאירוע ובד"כ זה מותנה בדרישות המשטרה אשר ניתנות למפיק במהלך העבודה על הרישוי .

אולם מארגני אירועים יכולים להזמין אמבולנס גם אם לא נדרש עפ"י חוק וזאת על מנת להבטיח פינוי מהיר של קהל במידת הצורך. למשל במסיבות או הפגנות בהן יש דוחק רב של אנשים.

זאת באמת שאלת השאלות וכנראה שגם אין עליה תשובה אחת כי הפקה היא איננה עניין טכני בלבד. הפקה היא להתחבר ללקוח ולצרכיו, להקשיב למטרות אותן הוא רוצה להשיג, ללמוד את השטח ואת קהל היעד על בוריו ולהתמסר באופן טוטאלי לחוויה.

ניתן כמובן להפיק אירועים גם ללא מפיק, אולם הזמן והטרחה שתידרש לכך הנה גדולה מאוד.
יש לקחת בחשבון האם הזמן היקר אותו נקדיש ללמידה שווה את ה"חסכון".

ובכל זאת כמה טיפים להפקת אירוע מוצלח:

  • הגדירו מטרות
  • בצעו תחקיר מעמיק על קהל היעד שיגיע לאירוע, על אירועים קודמים שעשה, על האופי הארגוני ועוד…
  • הגדירו תקציב !! ועבדו עם אקסל מפורט עד הפרט האחרון כדי לעמוד בו . כולל הכנסת סעיף "בלתי צפוי".
  • עבדו עם הספקים הטובים ביותר. גם אם הם קצת יותר יקרים…. אירוע טוב מבוסס על ספקים טובים!
  • בטיחות לפני הכל- לא להתפשר על שום דבר שכרוך בענייני בטיחות- מהנדסים, רישוי, מטפים, מחסומים, אבטחה וכולי.
קצת מתוך האירועים שלנו לחצו כאן>

מיתוג ונראות הן מילות המפתח להכל היום. מה שלא מצטלם יפה כאילו לא קיים. השפה המיתוגית של האירוע משפיעה על הכל- אם מדובר על אירוע הפתוח לקהל הרחב, כמו פסטיבל, השפה השיווקית והמיתוגית תשפיע על איזה קהל יגיע לאירוע. אם מדובר באירוע חברה או כנס, השפה המיתוגית תשפיע על האופן שבו קהל היעד יתפוס את האירוע וכן הלאה.

השפה המיתוגית מתחילה כבר בפרסומים, ברשתות החברתיות וכמובן נכנסת לעובי הקורה באירוע עצמו- בעיצוב, מיתוג, מולטימדיה ועוד. אז איך בונים שפה מיתוגית? כמו בכל בנייה, מתחילים מהיסודות שהם המטרות – כאשר מגדירים את המטרות קל יותר להנחות את המעצבים באשר לסגנון אותו אנחנו מבקשים לייצר.
כמובן כל שפה מיתוגית נבנית יחד עם אנשי מקצוע – קריאטייב, מעצבים גראפיים, אנשי מדיה חברתית ועוד .

לא כל שני דוכנים זה יריד…

על מנת להפיק יריד איכותי וססגוני שייסחוף אליו קהל קונה יש לחשוב על כמה פרמטרים:

הראשון הוא כמובן לוקיישן! לא כל מקום מתאים ליריד. ירידים דורשים טראפיק גדול של קהל וההנחה כי היריד עצמו יביא את הטראפיק היא מוטעית. יריד הוא תוספת נחמדה לכל מתחם / אירוע / קניון אך ברוב המקרים הוא לא מחזיק בפני עצמו.

יש לבחור בקפידה את הרוכלים ביריד- הן מבחינת המוצרים ואיכותם והן מבחינת אדיבותם ושירותם ללקוח.

יש לבנות תמהיל מגוון הכולל מוצרים מתחומים שונים ולא רק תכשיטים, תכשיטים ותכשיטים.

יש להקפיד על נראות אחידה ויפה – מפות מגוהצות ונקיות / דוכני עץ יפים ובקיצור – נדרשת הרבה חשיבה והמון ניסיון על מנת להפיק יריד איכותי ויפה שגם יחזיק לאורך זמן.

מוזמנים להתרשם מיריד מהמם אותו הפקנו במשך שנים במרינה בהרצליה-

ישנם מספר סוגים של אירועי חברה:

  • אירועי גיבוש וכיף- ימי גיבוש, מסיבות וכדומה
  • כנסים עסקיים ואירועים לציוני דרך בחברה  (עמידה ביעדים/ עזיבת מנכ"ל וכדומה)
  • טיולים אובר נייט (עם לילה)

לכל אירוע אנחנו ניגשות באופן אחר, בהתאם למטרות ולקהל היעד.

אירועי כיף – מטרתם היא כיף! ולכן נקודת המוצא תהיה "לפנק לפנק לפנק". יחד עם זאת לכל אדם הגדרה אחרת ל"פינוק" ולכן צריך לחשוב על רעיונות עם מכנה משותף נמוך שיתאימו לכמה שיותר אנשים. בתחקיר המקדים שנבצע מול הלקוחות ננסה להבין מי קהל היעד (נשים / גברים, חילוניים /דתיים, גילאים וכן הלאה) ואיזה אירועי גיבוש וכיף כבר נעשו בעבר על מנת להביא אופציות אחרות.

באירועי כיף יהיה דגש רב על האוכל והשתייה, האווירה, המוסיקה (למשל איזה אומן ייבחר), העיצוב והפעילויות…

כנסים עסקיים ללקוחות או לעובדי החברה ואירועים לציוני דרך-  בכנסים נקודת הפתיחה היא מיתוגית וערכית – התאמה למסרים של הכנס. מה הלקוח רוצה לשדר, איזה מטרות הוא רוצה להשיג ? מנקודה זו אנחנו יוצאות לשלב הבנייה בהתאם לתקציב שמוגדר מראש. בשלב ראשון יש לבחור מקום – השיקולים העיקריים יהיו גודל ואזור גיאוגרפי. לאחר בחירת המקום נכנסים לשאר ההיבטים הטכניים – כיבוד, מצגות, ציוד טכני , עמדות רישום, אזור למינגלינג וכן הלאה. הכל בהתאם ליעדים ולאופי הכנס.

כשמתכננים טיול עם לילה צריך לקחת כמה גורמים בחשבון:

אזור גיאוגרפי – אם נוסעים ללילה אחד כדאי לא ל"בזבז" זמן יקר בפקקים ובדרכים ולחפש מקומות קרובים יותר.

פעילויות נלוות – איזה תוכן נשלב בטיול… סדנאות / מופעים / הרצאות / סיורים רגליים / אטרקציות וכדומה. ומצד שני גם לחשוב על זמן פנוי ולא להעמיס יותר מדי.

חלוקה לחדרים – מי ישן עם מי… לוודא שיש מספיק מיטות נפרדות בחדרים…

טיב האוכל וכשרות במידת הצורך.

מוזמנים לקרוא עוד https://lilla.co.il/%d7%9b%d7%a0%d7%a1%d7%99%d7%9d-%d7%95%d7%90%d7%99%d7%a8%d7%95%d7%a2%d7%99%d7%9d-%d7%a2%d7%a1%d7%a7%d7%99%d7%99%d7%9d/ 

אחת השאלות שהכי מטרידה אותנו בבואנו להפיק אירוע היא שאלת התקציב, או בשפת הדיבור: "כמה עולה"?
בעולם האירועים האפשרויות הן אינסופיות ולכן הגדרת התקציב היא קריטית.  אין "כמה עולה" כי השמיים הם הגבול. יש כמה הגדרנו לעצמנו שנכון להשקיע באירוע כזה או אחר (כמובן שההגדרה צריכה להיות ריאלית) ובהתאם לתקציב שהוגדר יוצאים לדרך ועושים את הכי טוב.

בתקציב צריך לקחת בחשבון את כל הפרמטרים שקשורים באירוע מהקטן ביותר ועד הגדול ביותר:
בינוי (במות, קירות, קונסטרוקציות, דוכנים וכדומה), ריהוט ומיתוג, מולטימדיה, הגברה ותאורה, הוצאות רישוי ונגזרותיו, כיבוד, דפוס, דיילות, כוח אדם טכני, מתנות, מקום, מופעים והנחייה, הפקת סרטים וכמובן אחד הסעיפים הקריטיים ביותר בתחום האירועים- להכניס סעיף של "בלתי צפוי".

בשנים האחרונות מזג האוויר הולך ומתעתע בנו ולכן אין חוקיות מתי יהיה מזג אוויר אידיאלי לאירוע וצריך להתארגן בהתאם לכל מצב.

אירועים המתקיימים במקומות פתוחים בשעות הערב, מומלץ לקיים בחודשים מאי, יוני וספטמבר, בהם בד"כ עומס החום הוא בינוני והסבירות לגשם נמוכה.

טיולים וימי גיבוש אשר מתקיימים במהלך היום, מומלץ לקיים בעונות המעבר על מנת לא להסתכן בחמסינים, כלומר מרץ, אפריל, אוקטובר, נובמבר.

וגם אם מזג האוויר החליט להפתיע אותנו לכאן או לכאן תמיד יש פתרונות לכל הפתעה:

צפי לגשם/קור עז – אפשר להקים אוהל, לחלק לאורחים מטריות במתנה, להביא כרבוליות ומתקני חימום.

צפי לשרב – מזגנים ניידים וקולרים, קרטיבים, שפריצרים והרבה הרבה מים.

ובכל מקרה חשוב להתעדכן מראש באפליקציות של מזג אוויר שיודעות לתת תמונת מצב של שבועיים מראש.

אירועי "טד" ארגוניים הן אחת הדרכים המקסימות לייצר תוכן ארגוני ערכי שמעצים את ההון האנושי, מביא להכרות טובה יותר בין העובדים, חושף לעולמות חדשים ורבדים נוספים ומייצר "גאוות יחידה".

אז איך מפיקים אירוע בסגנון "טד"?

ראשית יש להוציא "קול קורא" ארגוני לחפש את המועמדים המתאימים להעביר הרצאה "טד" של עד 10 דקות בנושא שקרוב ללבם- סיפור מעורר השראה, תחביב וכדומה .

אם מדובר בחברה בינלאומית נקיים את האירוע באנגלית ונציע לעובדים מסניפים שונים בעולם לקחת חלק.

יש לבחון את כל הסיפורים ולבחור מבניהם 8-10 (השאר ימתינו לאירוע הבא). בשלב זה יוצאים לעבוד באופן אישי עם כל אחד מהדוברים – איך לספר סיפור, שפת גוף, תמציתיות, הכנת מצגת מעניינת וכולי. עבודה זו נעשית עם מומחים בתחום.

יש למצוא שם קריאטיבי לאירוע שמתאים לערכי החברה למשל: alliance talk או בעברית "מדברים אליאנס" ולהתחיל לרמוז לעובדים על האירוע המתקרב באמצעים השיווקיים הפנימיים שעומדים לרשות החברה.

העבודה על אירוע בסגנון "טד" דורשת חודשים רבים של עבודה, כחצי שנה לערך, על מנת להגיע לתוצאה סופר מקצועית ומרתקת.

השלב האחרון הוא הפקה טכנית – סגירת מקום לאירוע, הגברה, תאורה, עיצוב ומיתוג הבמה (שטיח אדום, אותיות…) כיבוד, צילום ועריכה ועוד ועוד.

 

רוצה לקרא על אירוע טד מיוחד שהפקנו? לחץ כאן

המפיק הוא אחת הפונקציות הכי משמעותיות באירוע. הוא זה שמנהל את הדברים ממבט-על ויודע לחבר את כל החוטים לכדי שטיח יפה ונעים.
כשבאים לבחור מפיק יש לזכור שהעבודה מולו נמשכת זמן רב, לעיתים חודשים ארוכים (תלוי באירוע) ולכן אחד הדברים החשובים ביותר הוא כימיה טובה,
שיהיה מישהו שיהיה לך נעים לפתוח איתו את הבוקר, להתקשר אליו בכל שעה לכל התייעצות, מישהו שתדע שיקשיב לרעיונות שלך גם אם הוא מאוד עסוק ויודע מצוין מה לעשות.
מישהו שיתחבר לערכים של החברה ושל האירוע, שיידע להתאים את הקונספט למטרות ושילך איתך יד ביד עד להשגתן.

דוגמא לאירוע שהפקתו נמשכה חודשים ארוכים והעבודה עליו היתה מאוד מרגשת: לקריאה לחץ כאן

אירועים במרחב הציבורי הפתוחים לקהל הרחב הם כבר סיפור אחר לגמרי…

פה הקהל הוא מאוד מגוון, מאוד הטרוגני וצריך לעבוד על מכנה משותף נמוך אך איכותי.

התוכן של הפסטיבל חייב להיות ברור לקהל. למה הוא מגיע, מה עומד להיות בפסטיבל ועוד

לדוגמא – בפסטיבל אוכל – צריך להיות מגוון רחב מאוד של דוכני מזון, ריחות באוויר, סדנאות שף ועוד

בפסטיבל מוסיקה – פה יהיה דגש רב על הסאונד, על בחירת המופעים, התאמה לקהל היעד, VJ וכו'

באירועי ספורט – יש לשים דגש על כל העזרים הנלווים אותם צריך ספורטאי – שמירת חפצים, חטיפי אנרגיה, מים, כריזה מעולה, שעוני מדידה איכותיים וכדומה.

בפסטיבלי ילדים – יש לרדת לרזולוציות הקטנות ביותר לצרכי ילדים – מזון, שירותים, תאי הנקה ותאי החלפה, תוכן איכותי לגילאים שונים ועוד…

כלומר – כל אירוע והדגשים החשובים שלו וכמובן הכי חשוב – לייצר חוויה רב חושית, ממגנטת ושונה.

מוזמנים לקרוא על פסטיבל לדוגמא שאנו מפיקות בגן לאומי ממשית: לחצו כאן

ניסיון של 20 שנה בעולם האירועים והתוכן. החל משנת 2008 כעצמאיות שותפות ולפני כן בתפקידים שונים בעולם התערוכות, אירועים, יחסי ציבור ושיווק.

במהלך השנים הפקנו מאות אירועים ללקוחות שונים- החל מכנסים ואירועים, ימי גיבוש וטיולים, פסטיבלים וירידים, תערוכות ועוד.

עוד עלינו לחץ כאן

סגירת תפריט
×

עגלת קניות